बैठक के कार्यवृत्त कैसे तैयार करें

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बैठक के कार्यवृत्त कैसे तैयार करें
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वीडियो: बैठक के कार्यवृत्त कैसे तैयार करें

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हमारा सामाजिक और व्यावसायिक सक्रिय जीवन अक्सर विभिन्न प्रकार की बैठकों में भाग लेने से जुड़ा होता है - चाहे वह शेयरधारकों की बैठक हो, किसी सहकारी समिति के सदस्यों की सामान्य बैठक, एचओए या कोई अन्य सार्वजनिक बैठक हो। ऐसी बैठकों की भूमिका महत्वपूर्ण मुद्दों को हल करना और उनका दस्तावेजीकरण करना है जो सार्वजनिक संगठनों या कानूनी संस्थाओं की गतिविधियों से संबंधित हैं। बैठक में लिए गए निर्णयों के दस्तावेजों में सही प्रतिबिंब उनकी वैधता की पुष्टि करता है और एक कानूनी दस्तावेज है।

बैठक के कार्यवृत्त कैसे तैयार करें
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अनुदेश

चरण 1

बैठक के कार्यवृत्त को तैयार करने के लिए, लेखन पत्र की मानक A4 शीट का उपयोग करें। कार्यवृत्त के शीर्षक में दस्तावेज़ का शीर्षक और एक परिचयात्मक भाग होना चाहिए जो उस कारण को दर्शाता हो जिसके लिए नागरिकों या शेयरधारकों की बैठक आयोजित की गई थी।

चरण दो

शीर्षक के तहत, बैठक की तारीख और पता जिस पर यह हुआ था, साथ ही उपस्थित लोगों की संख्या को इंगित करें। यदि उपस्थित लोगों ने पंजीकरण पत्र के अनुसार अपनी भागीदारी को चिह्नित किया है, तो यह भी प्रोटोकॉल में परिलक्षित होना चाहिए। बैठक के रूप को प्रतिबिंबित करें: प्रारंभिक सर्वेक्षण द्वारा, व्यक्तिगत उपस्थिति के साथ निजी आदेश द्वारा, या भागीदारी के संयुक्त रूप का उपयोग करके।

चरण 3

बैठक द्वारा चुने गए अध्यक्ष और सचिव के उपनाम, पहले नाम और संरक्षक को इंगित करें, उनकी उम्मीदवारों के लिए डाले गए, उनके खिलाफ और उनसे अलग किए गए वोटों की संख्या को दर्शाते हैं।

चरण 4

एजेंडा पर मुद्दों की सूची का वर्णन करें, सबसे अधिक दबाव वाले लोगों से शुरू करें, उन्हें संख्या दें और प्रत्येक मुद्दे के लिए भाषण, बहस और मतदान के रिकॉर्ड, इसकी संख्या से शुरू करें। भाषणों की रिकॉर्डिंग में प्रस्तुत रिपोर्ट के केवल मुख्य सार को इंगित करना आवश्यक है। इसे संक्षेप में कहा जाना चाहिए, लेकिन एक ऐसे रूप में जिसमें अस्पष्टता शामिल नहीं है। यदि आवश्यक हो, तो भाषण के पाठ को मिनटों से जोड़ा जा सकता है। भाषण के सार से संबंधित सभी टिप्पणियां और टिप्पणियां नामों के संकेत के साथ दी जानी चाहिए।

चरण 5

प्रत्येक मुद्दे का रिकॉर्ड मतदान परिणामों के संकेत के साथ लिए गए निर्णय के साथ समाप्त होना चाहिए। एजेंडा पर सभी मुद्दों पर चर्चा के पाठ के बाद, इंगित करें कि बैठक के सामान्य निर्णय को बंद घोषित कर दिया गया था।

चरण 6

बैठक के अध्यक्ष और सचिव द्वारा कार्यवृत्त पर हस्ताक्षर करें, और उन्हें अपने संगठन या उसके अध्यक्ष के पास दर्ज करें।

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