हाल के वर्षों में, हॉटलाइन लोगों को वस्तुओं और सेवाओं के बारे में सूचित करने का एक व्यापक रूप बन गया है। यह बड़ी निर्माण कंपनियों, खुदरा श्रृंखलाओं और मध्यम आकार के व्यवसायों के प्रतिनिधियों द्वारा सक्रिय रूप से उपयोग किया जाता है। नागरिकों को किसी भी सामयिक मुद्दे को समझाने के लिए इस तरह के आयोजन अक्सर राज्य संस्थानों और संघीय और क्षेत्रीय अधिकारियों द्वारा आयोजित किए जाते हैं। एक हॉटलाइन का सार उसके सर्जक की स्थिति पर निर्भर नहीं करता है और निम्नलिखित तक उबलता है: एक व्यक्ति फोन पर एक प्रश्न पूछता है और तुरंत एक सक्षम उत्तर प्राप्त करता है।
यह आवश्यक है
- - परिसर;
- - अलग टेलीफोन नंबर या टेलीफोन नंबर;
- - कर्मचारी।
अनुदेश
चरण 1
अपने संगठन के लिए हॉटलाइन का समय और समय निर्धारित करें। यह स्थिर, आवधिक या एक बार, चौबीसों घंटे या कॉल प्राप्त करने के लिए एक निश्चित समय के साथ हो सकता है। अवधि सीधे उन लक्ष्यों पर निर्भर करती है जिन्हें आप प्राप्त करना चाहते हैं। उदाहरण के लिए, एक इंटरनेट सेवा प्रदाता अपने ग्राहकों को 24/7 टेलीफोन सहायता प्रदान करने में रुचि रखता है। विश्वविद्यालय में, प्रवेश परीक्षाओं के दौरान और केवल दिन में एक हॉट लाइन स्थापित करने की सलाह दी जाती है।
चरण दो
कॉल प्राप्त करने की विधि चुनें: अपने दम पर या विशेष कॉल सेंटर के कर्मचारियों के माध्यम से। बाद के मामले में, आप अपने आप को कई तकनीकी समस्याओं से बचाएंगे। हालांकि, हमारी अपनी "हॉटलाइन" काम में कमियों को दूर करने के लिए समय कम करती है। ग्राहक कॉल आपके कर्मचारियों द्वारा प्राप्त की जाती हैं, जो उत्पादन की बारीकियों से अच्छी तरह वाकिफ हैं और विवादों को स्पष्ट करने के लिए सही विशेषज्ञों से तुरंत संपर्क कर सकते हैं। इसके अलावा, किसी भी विकल्प से शुरू करते हुए, समय के साथ आप हॉटलाइन के तंत्र को अधिक सुविधाजनक तरीके से बदलने में सक्षम होंगे।
चरण 3
यदि आप केवल आंतरिक संसाधनों का उपयोग करने का निर्णय लेते हैं, तो इसकी वैधता की पूरी अवधि के लिए हॉटलाइन के लिए अलग-अलग टेलीफोन नंबरों के आवंटन का ध्यान रखें। अपने क्षेत्र में कई फिक्स्ड और सेल्युलर ऑपरेटरों से मिलें। निम्नलिखित बिंदुओं का पता लगाएं: एक मिनट की बातचीत की लागत, मासिक शुल्क की उपस्थिति, एक मल्टी-चैनल नंबर को जोड़ने की क्षमता, याद रखने में आसान संख्याओं की उपस्थिति, दीर्घकालिक सहयोग के लिए छूट की राशि, अनुबंध की शीघ्र समाप्ति के लिए शर्तें, मोबाइल ऑपरेटरों के लिए विश्वसनीय सिग्नल रिसेप्शन का एक क्षेत्र, आदि। सबसे उपयुक्त कंपनी के साथ एक अनुबंध पर हस्ताक्षर करें।
चरण 4
हॉटलाइन कर्मचारियों के लिए एक अलग कमरा आवंटित करें। आपको कमरे को आरामदायक कार्यालय फर्नीचर और कंप्यूटर उपकरण से लैस करने की आवश्यकता है। ऑपरेटरों को इंटरनेट का उपयोग प्रदान करें, एक अलग ईमेल पता प्रदान करें। इससे ऑपरेटरों और कंपनी के अन्य विशेषज्ञों के बीच बातचीत की दक्षता बढ़ेगी। यदि संभव हो तो इनकमिंग कॉलों के इलेक्ट्रॉनिक पंजीकरण की व्यवस्था करें। यदि आपके पास कोई विशेष कंप्यूटर प्रोग्राम नहीं है, तो आप किसी भी स्प्रेडशीट संपादक के आधार पर रिकॉर्ड रख सकते हैं, उदाहरण के लिए, एक्सेल।
चरण 5
अपने हॉटलाइन कर्मचारियों को प्रशिक्षित करें। अच्छी प्रतिक्रिया और विश्लेषणात्मक दिमाग वाले सक्षम, सक्रिय लोगों को चुनें। एक अतिरिक्त प्लस के रूप में मित्रता और तनाव प्रतिरोध पर विचार करें। आपके कर्मचारियों को अलग-अलग लोगों के साथ संवाद करना होगा, जटिल, संभवतः संघर्ष, स्थितियों को तुरंत हल करना होगा। सभी के लिए कार्यसूची पर विचार करें, कार्य के प्रारंभ और समाप्ति समय, लंच ब्रेक को स्पष्ट रूप से परिभाषित करें। कई अतिरिक्त 10-15-मिनट के ब्रेक शामिल करना सुनिश्चित करें, जिसके दौरान कर्मचारी कार्यालय छोड़ सकते हैं और, जैसा कि वे कहते हैं, "एक सांस लें।"
चरण 6
टेलीफोन पर बातचीत करने के लिए दिशानिर्देश विकसित करना। ऑपरेटर को सबसे पहले कॉल करने वाले ग्राहक का अभिवादन करना चाहिए, संगठन का नाम और उसका पहला या अंतिम नाम स्पष्ट रूप से उच्चारण करना चाहिए।फिर पूछें, उदाहरण के लिए, "मैं आपकी कैसे मदद कर सकता हूँ?" और उस व्यक्ति की बात ध्यान से सुनें, बिना उसे बाधित किए और स्पष्ट प्रश्न पूछे। बातचीत के एक समान अंत के बारे में भी सोचें।
चरण 7
प्रत्येक ऑपरेटर को संगठन के कर्मचारियों के फोन नंबर और अन्य संपर्कों की सूची और उन मुद्दों की एक सूची प्रदान करें जो उनकी क्षमता में हैं। सबसे संवेदनशील विषयों की भविष्यवाणी करने का प्रयास करें जो हॉटलाइन कार्यकर्ताओं का सामना कर सकते हैं, उनका पहले से विश्लेषण करें और उत्तर के लिए कई विकल्प तैयार करें।
चरण 8
अपनी हॉटलाइन का विज्ञापन करें। समाचार पत्रों, पत्रिकाओं, रेडियो और टेलीविजन में विज्ञापन दें। "मुंह के शब्द" के बारे में मत भूलना, जो पारंपरिक मीडिया की दक्षता में कम नहीं है: अपने दोस्तों, दोस्तों, ग्राहकों को अपनी योजनाओं के बारे में बताएं, उन्हें अपने परिचितों को जानकारी देने के लिए कहें। अपने उत्पादों की पैकेजिंग पर या विशेष फ़्लायर्स पर हॉटलाइन नंबर प्रिंट करें जिसे संदेश बोर्ड पर पोस्ट किया जा सकता है या सड़क पर दिया जा सकता है।
चरण 9
हॉटलाइन खुलने के एक सप्ताह बाद उसके कामकाज का विश्लेषण करें। इस समय तक, आप घटना की ताकत और कमजोरियों को निर्धारित करने के लिए पर्याप्त सामग्री जमा कर चुके होंगे।
