कई मामलों में, आपको कुछ अधिकारियों को अपील के आधिकारिक पत्र लिखने की आवश्यकता होती है। आजकल, उनमें से कई इलेक्ट्रॉनिक रूप से भेजे जाते हैं, हालांकि प्रारूपण के नियम भौतिक संस्करणों के समान ही रहते हैं। तो आपको इस तरह के दस्तावेज को ठीक से तैयार करने की आवश्यकता कैसे है?
अनुदेश
चरण 1
प्राप्तकर्ता की स्थिति और नाम निर्दिष्ट करके प्रारंभ करें। उदाहरण के लिए: "जेएससी पोलाद इवानोव एसएस के मुख्य अभियंता के लिए"। फिर पत्र के शीर्ष पर अपनी अपील लिखें। यह आमतौर पर "प्रिय" शब्द से शुरू होता है। इसके बाद प्राप्तकर्ता का पूरा नाम और संरक्षक आता है। आप उनका नाम बताए बिना "डियर मिस्टर इवानोव" भी लिख सकते हैं। पता बिल्कुल बीच में स्थित होना चाहिए।
चरण दो
अपने अपील पत्र की प्रस्तावना लिखिए। इस पत्र के कारण और उद्देश्य स्पष्ट और संक्षिप्त रूप से बताएं। इस पैराग्राफ के प्राप्तकर्ता को पत्र के पूरे सार को समझना चाहिए। उदाहरण के लिए, इस तरह से शुरू करें: "मैं आपको बीयरिंग की असंतोषजनक गुणवत्ता के बारे में लिख रहा हूं जो आप हमें … से …" भेज रहे हैं।
चरण 3
पत्र के मुख्य भाग को भरें। एक नियम के रूप में, इसमें दो से चार पैराग्राफ होते हैं, जो प्रस्तावना में उल्लिखित मुद्दे के बारे में चिंता व्यक्त करते हैं। साथ ही इस भाग में इस विषय पर और समस्या के संभावित समाधान पर अपने सभी विचार व्यक्त करें। इंगित करें कि निकट भविष्य में इस समस्या को हल करने के लिए प्राप्तकर्ता को कौन से विशिष्ट कार्य करने चाहिए। स्पष्ट समय सीमा, संख्याओं और वाक्यों का प्रयोग करें।
चरण 4
एक निष्कर्ष लिखें। इस भाग में, संपूर्ण अपील पत्र का सारांश तैयार करें। उदाहरण: "मुझे यकीन है कि आप इस अप्रिय स्थिति का समाधान करेंगे, और निकट भविष्य में हमारा सहयोग पहले जैसा ही रहेगा।"
चरण 5
एक आधिकारिक हस्ताक्षर करें, जिसमें पद का शीर्षक, साथ ही आपका पूरा नाम शामिल हो। यह आमतौर पर पहले होता है: "सम्मानपूर्वक तुम्हारा", "ईमानदारी से तुम्हारा", "आगे सहयोग की आशा के साथ", आदि। स्थिति के अनुसार चुनें।
चरण 6
एक पोस्टस्क्रिप्ट या पोस्टस्क्रिप्ट बनाएं। यह छोटा खंड हस्ताक्षर के ठीक नीचे स्थित है। यह इस प्रारूप के अक्षरों में शायद ही कभी प्रयोग किया जाता है, लेकिन फिर भी कभी-कभी इसका स्थान होता है। पोस्टस्क्रिप्ट पत्र के लेखक के संगठन के जीवन में कुछ महत्वपूर्ण घटनाओं के बारे में पताकर्ता को सूचित करता है। उदाहरण के लिए: "पी.एस. मैं आपको सूचित करना चाहूंगा कि 2 दिन पहले प्राप्त कच्चे माल के एक बैच में रिजेक्ट का प्रतिशत बढ़कर 19% हो गया है!"
