अभिलेखीय संस्थान न केवल दस्तावेजों को संग्रहीत करते हैं, बल्कि नागरिकों को अभिलेखीय जानकारी तक पहुंच प्रदान करते हैं। इस संभावना को साकार करने के तरीकों में से एक वाचनालय में अभिलेखीय दस्तावेजों तक पहुंच है। आइए इस पर करीब से नज़र डालें कि कौन वाचनालय में जा सकता है और वे कैसे काम करते हैं।
राज्य के ऐतिहासिक अभिलेखागार में वाचनालय की आवश्यकता है ताकि आगंतुक दस्तावेजों के साथ काम कर सकें। एक नियम के रूप में, शोधकर्ता वैज्ञानिक कागजात, लेख, किताबें, साथ ही वंशावली के पेड़ बनाने वालों को लिखने के उद्देश्य से दस्तावेजों के साथ काम करते हैं।
पढ़ने के कमरे में जाने के लिए, आपको एक पहचान पत्र (पासपोर्ट, ड्राइविंग लाइसेंस) के साथ संग्रह में आने की जरूरत है, एक आवेदन पत्र और काम के विषय को इंगित करने वाला एक आवेदन भरें। अब, कई अभिलेखागारों में, यह ई-मेल द्वारा किया जा सकता है, स्कैन किए गए दस्तावेज़ भेजकर, और वाचनालय में जाने पर, आपको उन्हें उनके मूल रूप में प्रदान करना होगा।
जो लोग रिश्तेदारों की तलाश कर रहे हैं, जिनकी जानकारी पिछले 75 वर्षों से आवश्यक है, उनके पास रिश्तेदारी साबित करने वाले दस्तावेज होने चाहिए। इसलिए, यदि आपको पिता की ओर से अपने दादा के कोम्सोमोल में शामिल होने के बारे में जानकारी चाहिए, तो आपके पास अपने पिता के दस्तावेज और आपके दस्तावेज होने चाहिए (जन्म प्रमाण पत्र, पासपोर्ट जिसके द्वारा आप अंतिम नाम का पता लगा सकते हैं, साथ ही विवाह प्रमाण पत्र भी) महिलाओं के लिए)। इसके अलावा, वाचनालय के एक कर्मचारी को आगंतुकों को काम के नियमों से परिचित कराना चाहिए।
वाचनालय में कागजी कार्रवाई के बाद, आगंतुक को गाइड और अन्य पद्धति संबंधी सहायता दी जाती है: सूचियाँ, सूची के रजिस्टर, अनुक्रमित, कैटलॉग) तब उपयोगकर्ता पहले से ही धन की सूची से परिचित होता है।
अभिलेखीय सूची एक अभिलेखीय निर्देशिका है जिसमें अभिलेखीय निधि की भंडारण इकाइयों की एक व्यवस्थित सूची होती है, संग्रह और उनके लेखांकन और सामग्री के प्रकटीकरण के लिए अभिप्रेत है।
आगंतुक एक अनुरोध तैयार करता है जिसमें वह चयनित मामलों को इंगित करता है। मामलों की संख्या पर सीमाएं काम के नियमों के अनुसार अभिलेखागार द्वारा स्थापित की जाती हैं। शोधकर्ता फ़ाइलों को तुरंत प्राप्त नहीं कर पाएगा, लेकिन समय के बाद भी संग्रह के नियमों द्वारा स्थापित किया जाएगा। आमतौर पर समय अवधि 1 से 3 दिन होती है। तथ्य यह है कि हजारों दस्तावेज़ अभिलेखागार में संग्रहीत हैं, और उन्हें जल्दी से प्राप्त करना असंभव है। मामलों को बड़े अभिलेखागार में संग्रहीत किया जाता है, जो विभिन्न भवनों में भी स्थित हो सकते हैं, यदि संग्रह में कई भवन हैं। इसलिए मामलों का पता लगाने में समय लगता है। इसके अलावा, कर्मचारियों को, उन्हें जारी करने से पहले, प्रत्येक केस शीट-दर-पेज को देखना चाहिए और सभी दस्तावेजों की उपस्थिति दर्ज करनी चाहिए। इसके बाद ही मामले वाचनालय में प्रवेश कर सकेंगे।
आपको इस तथ्य के लिए भी तैयार रहने की आवश्यकता है कि कुछ दस्तावेज़ उपयोगकर्ताओं के लिए बंद हो सकते हैं। यह कुछ जानकारी (राज्य के रहस्य, व्यक्तिगत जानकारी, आदि) की गोपनीयता के कारण है। प्रतिबंधित दस्तावेज़ केवल संग्रह कर्मचारी ही देख सकते हैं। यदि शोधकर्ता को ऐसे दस्तावेजों से कुछ जानकारी की आवश्यकता है, तो वह एक प्रमाण पत्र (सामाजिक-कानूनी या विषयगत पूछताछ) का आदेश दे सकता है, जिसे स्थापित समय सीमा के भीतर निष्पादित किया जाएगा।
इसके अलावा, कभी-कभी सीमा को दस्तावेज़ की खराब भौतिक स्थिति के लिए जिम्मेदार ठहराया जा सकता है।
वाचनालय को जारी किए जाने के बाद, शोधकर्ता को दस्तावेजों के साथ काम करने, उनसे अर्क बनाने का अधिकार है। एक नियम के रूप में, कॉपी करना (फोटो खींचना, स्कैन करना, फोटोकॉपी करना) एक सशुल्क सेवा है।
शोधकर्ता द्वारा आवश्यक कार्य करने के बाद, फाइलों को वाचनालय के कर्मचारी को सौंप दिया जाता है, जो उन्हें संग्रह भंडारण में स्थानांतरित करता है। पुरालेखपाल एक समय में एक पृष्ठ पर दस्तावेज़ों की उपस्थिति और स्थिति की जाँच करते हैं, और फिर उन्हें जगह देते हैं।
वाचनालय में क्या किया जा सकता है और क्या किया जा सकता है, इसके बारे में कुछ नियम विकसित किए गए हैं। इसलिए, उदाहरण के लिए, बड़े बैग और पैकेज के साथ, भोजन को वाचनालय में लाना, बाहरी कपड़ों में आना सख्त मना है।दस्ताने के साथ दस्तावेजों के साथ काम करना बेहतर है - इस तरह आप उनकी सुरक्षा को लम्बा खींच सकते हैं और खुद को धूल से बचा सकते हैं। तथ्य यह है कि अपनी उंगलियों से पलटने के बाद, कागज पर पसीने से तर-बतर निशान चादरों पर रह जाते हैं, जो इसे नष्ट भी कर देते हैं। आप निश्चित रूप से, चादरें फाड़ नहीं सकते, उन्हें मामले से बाहर निकाल सकते हैं, उन पर लिख सकते हैं। आखिरकार, प्रत्येक अभिलेखीय दस्तावेज़ में एक इतिहास होता है। वह अपने आप में अद्वितीय है। हम जितने अधिक समय तक दस्तावेज़ों को सहेज सकते हैं, उतने ही लंबे समय तक वे हमारे लाभ के लिए हमारी सेवा कर सकते हैं।
