किसी भी कार्यालय और उत्पादन में, कर्मचारी अक्सर विभिन्न प्रकार के दस्तावेजों के साथ काम करते हैं, इसलिए आधिकारिक, व्यावसायिक दस्तावेज तैयार करने की क्षमता सभी के लिए आवश्यक है। उसी समय, सामान्य आवश्यकताएं हैं जिनका पालन किसी भी दस्तावेज़ को बनाते समय किया जाना चाहिए - एक व्यावसायिक पत्र, आदेश, स्थिति, निर्देश, आदि।
अनुदेश
चरण 1
इसकी व्यवहार्यता और उन मुद्दों की सीमा को स्पष्ट करके दस्तावेज़ का मसौदा तैयार करना शुरू करें जिन्हें हल करने की आवश्यकता है। यह आपको दस्तावेज़ के प्रकार और उसके स्वरूप को निर्धारित करने में मदद करेगा, जो काफी हद तक इसकी सामग्री की प्रस्तुति की प्रकृति और शैली को निर्धारित करता है।
चरण दो
सरकार और एजेंसी कानूनों और विनियमों की समीक्षा करें जो नियंत्रित करते हैं कि इन मुद्दों का समाधान कैसे किया जाता है। यह एक बहुत ही महत्वपूर्ण चरण है, जो आपकी साक्षरता को दर्शाता है, और आपको एक दस्तावेज तैयार करने की अनुमति देता है जो काम के मुद्दों के प्रसंस्करण और समाधान के लिए स्थापित प्रक्रिया को पूरी तरह से पूरा करता है। यह पता करने वाले, अनुमोदन करने वाले और समन्वयक निकाय को निर्धारित करने में भी मदद करेगा और यह सुनिश्चित करेगा कि इस दस्तावेज़ की सामग्री और इस संगठन की क्षमता का रूप।
चरण 3
प्रशासनिक और नियामक दस्तावेजों के ग्रंथों का अध्ययन करें ताकि तैयार किया जा रहा दस्तावेज उनके साथ संघर्ष न करे, उनकी नकल न करे। इसके लिए ऐसे दस्तावेजों का इलेक्ट्रॉनिक डेटाबेस होना जरूरी है।
चरण 4
हल किए जाने वाले मुद्दों की खूबियों के बारे में जानकारी इकट्ठा करें, एक मसौदा दस्तावेज तैयार करें। प्रारूपण करते समय, पारंपरिक रूप से व्यावसायिक दस्तावेज़ों में उपयोग किए जाने वाले स्टैंसिल ग्रंथों और मानक वाक्यांशों और अभिव्यक्तियों का उपयोग करें। आपके संगठन या सहकर्मी उद्यम प्रणाली में विकसित किए गए अन्य दस्तावेजों का अन्वेषण करें और उनकी लेखन शैली को आधार के रूप में लें।
चरण 5
दस्तावेज़ का मुख्य पाठ कुछ कार्रवाई को प्रेरित करने, समझाने के लिए है। यह तर्कसंगत और तार्किक होना चाहिए। कानूनी शर्तों में शब्दों का कड़ाई से पालन किया जाना चाहिए। पहली जगह में प्रस्तुत जानकारी की विश्वसनीयता और निष्पक्षता के लिए आवश्यकताएं हैं। पाठ सटीक और यथासंभव सूचनात्मक और संक्षिप्त होना चाहिए। स्वाभाविक रूप से, इसमें कोई व्याकरणिक, विराम चिह्न या शैलीगत त्रुटियाँ नहीं होनी चाहिए। इस घटना में कि किसी दस्तावेज़ में आप किसी अन्य स्रोत या दस्तावेज़ में निहित जानकारी का उल्लेख करते हैं, आपको इसके सभी आउटपुट को इंगित करना होगा।
चरण 6
ड्राफ्ट दस्तावेज़ को संपादित करें और इसे उन व्यक्तियों के साथ समन्वयित करें जो ऐसा करने के लिए अधिकृत हैं। उसके बाद, स्वीकृत मानदंडों के अनुसार दस्तावेज़ तैयार करें और उस पर हस्ताक्षर करें।
