एक सम्मेलन का आयोजन एक प्रक्रिया है जिसे कम से कम तीन महीने आवंटित किया जाना चाहिए। बेशक, इतिहास कुछ ही दिनों में सम्मेलनों की सफल तैयारी के कई उदाहरण जानता है, लेकिन घटना को मानदंडों के अनुसार पूर्ण रूप से पारित करने के लिए कम से कम तीन महीने लगते हैं।
अनुदेश
चरण 1
सबसे पहले सम्मेलन का विषय और प्रकार तय करें, इसके आधार पर भविष्य में हॉल का चयन किया जाएगा और कार्यक्रम का आयोजन किया जाएगा।
चरण दो
अगला आइटम प्रदर्शन का कार्यक्रम और इससे जुड़ी हर चीज है। सम्मेलन का समय, प्रतिभागियों की संख्या, विराम की संख्या, सम्मेलन के प्रारंभ और समाप्ति समय पर निर्णय लें। वक्ताओं के साथ उनके समय का समन्वय करें।
चरण 3
आपको जो प्रदर्शन करने की आवश्यकता है उसके आधार पर एक हॉल किराए पर लें। यह प्रतिभागियों को समायोजित करने के लिए पर्याप्त विशाल और आरामदायक होना चाहिए, जिसकी संख्या पिछले चरण में इंगित की गई थी। हॉल एक प्रोजेक्टर या प्लाज्मा पैनल के साथ-साथ वक्ताओं के लिए एक ट्रिब्यून से सुसज्जित होना चाहिए।
चरण 4
सम्मेलन से कम से कम ढाई महीने पहले प्रतिभागियों की भर्ती शुरू करें। निमंत्रण बनाएं जिसमें सम्मेलन का स्थान, समय और नाम शामिल हो, साथ ही साथ यह क्या समर्पित होगा। प्रस्तुत सामग्री की संक्षिप्तता और पहुंच के बीच संतुलन बनाएं। कॉल करना और ईमेल भेजना शुरू करें, सम्मेलन के सबसे महत्वपूर्ण मेहमानों को व्यक्तिगत रूप से निमंत्रण सौंपें, या उन्हें मेल द्वारा भेजें।
चरण 5
सभी कॉन्फ़्रेंस स्टाफ़ के पास कॉन्फ़्रेंस में उनके उपनाम, प्रथम नाम और शीर्षक के साथ एक बैज होना चाहिए। वैकल्पिक रूप से, स्थिति समान होनी चाहिए - "आयोजक"। सम्मेलन के दिन, सामान्य बैठक पंजीकरण शुरू होने से एक घंटे पहले होनी चाहिए। कर्मचारियों को भवन की लॉबी में, लिफ्ट से बाहर निकलने पर, इत्यादि रखें। यह आवश्यक है यदि आपको चेक-इन काउंटर पर जाने के लिए कई चक्कर लगाने पड़ते हैं।
