कुछ अक्षर इतने अस्पष्ट रूप से समाप्त होते हैं कि पता करने वाला भ्रमित हो जाता है: उसे सार को समझने के लिए पाठ को फिर से पढ़ना पड़ता है। समय की कमी के कारण, प्राप्तकर्ता पत्र को फेंक सकता है या खुद को विचलित करने के लिए कुछ कर सकता है और अब बताई गई स्थिति में नहीं जा सकता है। एक स्पष्ट, संक्षिप्त और सक्षम अंत पाठक के सम्मान पर जोर देता है और किसी अनुरोध या मांग का तुरंत जवाब देने में मदद करता है।
अनुदेश
चरण 1
तीन बिंदुओं में बताएं कि आप क्या कहना चाहते हैं। ऐसा लग सकता है कि विचार स्पष्ट रूप से प्रस्तुत किए गए हैं, लेकिन जानकारी की धारणा पाठक की स्थिति पर निर्भर करती है। इसलिए, पाठ को फिर से पढ़ें और तीन मुख्य विचारों को अलग-अलग लिखें। ये तथ्य, तिथियां, नाम आदि हो सकते हैं। यहां भावनाओं की आवश्यकता नहीं है, संक्षेप में, कुछ शब्दों में लिखें, क्योंकि आपको केवल संक्षेप में, मुख्य बिंदुओं को याद करने की आवश्यकता है।
चरण दो
ईमेल प्राप्त करने वाले के लिए तीन कार्य लिखिए। लोगों की प्रतिक्रिया अप्रत्याशित हो सकती है। आपको ऐसा लगता है कि प्रस्तुत जानकारी पर असमान रूप से प्रतिक्रिया करना संभव है, लेकिन एक व्यक्ति इसे व्यक्तिगत आदतों और इरादों के आधार पर करता है। यदि आप स्पष्ट रूप से यह नहीं बताते हैं कि आप पाठक से क्या अपेक्षा करते हैं, तो वह समझ नहीं पाएगा या नहीं कहेगा कि उसे समझ में नहीं आया।
चरण 3
पिछले चरणों की सूची को महत्व के अवरोही क्रम में व्यवस्थित करें। पत्र का अंत कभी-कभी अदालत के सत्र में अंतिम शब्द जैसा दिखता है: पत्र के प्राप्तकर्ता की छाप, निष्कर्ष और परिणाम इस पर निर्भर करते हैं। सूची से उन आइटमों को हटा दें जिन्हें संदेश के अर्थ से समझौता किए बिना छोड़ा जा सकता है। शेष छोटी सूची को पत्र के अंत में रखें ताकि पाठक कुछ भी याद न करे।
चरण 4
समय सीमा बताएं। यदि आप पत्र की प्रतिक्रिया की प्रतीक्षा कर रहे हैं, तो अपनी अपेक्षाओं के बारे में विशिष्ट रहें। कुछ लोगों में आखिरी तक देरी करने की प्रवृत्ति होती है, इसलिए एक विशिष्ट समय निर्दिष्ट करना अतिश्योक्तिपूर्ण नहीं हो सकता है।
चरण 5
अपना संपर्क विवरण छोड़ दें। आपका संवाददाता आपके फोन को जल्दी से ढूंढने में सक्षम होना चाहिए। ऐसी स्थितियों का अनुमान लगाएं और, केवल मामले में, पत्र में आवश्यक जानकारी शामिल करें, भले ही आप सुनिश्चित हों कि प्राप्तकर्ता के पास है।
चरण 6
विनम्र बनो, कुछ अच्छा कहो, आपके समय के लिए धन्यवाद। यदि पत्र उसे प्रसन्न करता है या उसे अप्रिय अनुभवों से बचाता है, तो प्राप्तकर्ता अधिक स्वेच्छा से प्रतिक्रिया करेगा और तेजी से संपर्क करेगा।
चरण 7
अपने नाम के साथ संदेश पर हस्ताक्षर करना सुनिश्चित करें: यह वास्तविक संचार की भावना पैदा करता है। व्यक्ति के लिए उत्तर पर ध्यान देना और उसे जिम्मेदारी से लेना महत्वपूर्ण है। उदाहरण के द्वारा नेतृत्व करें और लोग आपके साथ वैसा ही व्यवहार करेंगे।
