प्रेस कॉन्फ्रेंस किसी भी कंपनी की पीआर गतिविधियों का एक महत्वपूर्ण घटक है। उनके लिए धन्यवाद, मीडिया और इच्छुक जनता पहली बार में किसी विशेष संगठन के आधिकारिक प्रतिनिधियों से अप-टू-डेट जानकारी प्राप्त कर सकती है, और कंपनियों का प्रबंधन उनके लिए सबसे महत्वपूर्ण मुद्दों पर अपनी स्थिति व्यक्त कर सकता है। लेकिन प्रेस कॉन्फ्रेंस वास्तव में अच्छे परिणाम लाने के लिए, इसे ठीक से व्यवस्थित किया जाना चाहिए।
अनुदेश
चरण 1
यदि आपको एक प्रेस कॉन्फ्रेंस आयोजित करने और आयोजित करने का काम सौंपा गया है, तो सबसे पहले यह निर्धारित करें कि आप क्या लक्ष्य हासिल करना चाहते हैं: अपनी कंपनी की किसी भी सफलता के बारे में बताएं, किसी समस्या पर जनता का ध्यान आकर्षित करें, एक निश्चित सार्वजनिक व्यक्ति को जीत की रोशनी में पेश करें, आदि। पी. फिर प्रेस कॉन्फ्रेंस के लिए जगह और समय चुनें। ध्यान रखें कि ये गतिविधियाँ कार्य सप्ताह के मध्य में (मंगलवार-बुधवार-गुरुवार) सुबह या दोपहर में सबसे अच्छी होती हैं, लेकिन शाम 4 बजे के बाद नहीं।
चरण दो
अपनी कंपनी की संगठनात्मक क्षमताओं और नियोजित आमंत्रितों की संख्या के आधार पर प्रेस कॉन्फ्रेंस आयोजित करने के लिए जगह चुनें। कृपया ध्यान दें कि प्रेस के सदस्यों के लिए पर्याप्त बैठने की आवश्यकता है। पहले से सुनिश्चित कर लें कि कमरे में माइक्रोफोन, प्रोजेक्शन स्क्रीन (यदि आवश्यक हो) और टीवी कैमरे लगाने के लिए खाली जगह है।
चरण 3
उन मीडिया और संगठनों की सूची बनाएं जिनके प्रतिनिधि आप अपने कार्यक्रम में देखना चाहते हैं। अपने निर्धारित कार्यक्रम से कम से कम दो सप्ताह पहले प्रेस विज्ञप्ति और निमंत्रण तैयार करें और भेजें। यह सलाह दी जाती है कि निमंत्रण भेजे जाने के बाद, संबोधित करने वालों को व्यक्तिगत रूप से बुलाएं और प्रेस कॉन्फ्रेंस में भाग लेने या न करने के उनके निर्णय के बारे में जानें। इस प्रकार, आप न केवल भविष्य के मेहमानों की संख्या निर्दिष्ट करेंगे, बल्कि अपने कार्यक्रम के बारे में भी याद दिलाएंगे यदि लोग इसके बारे में भूल गए या आपकी प्रेस विज्ञप्ति प्राप्त नहीं हुई।
चरण 4
भविष्य के सभी प्रेस कॉन्फ्रेंस प्रतिभागियों के लिए आवश्यक प्रस्तुति सामग्री तैयार करें। एक प्रतिभागी की किट में आमतौर पर प्रेस विज्ञप्ति की एक प्रति, अधिकारियों की एक सूची शामिल होती है जो प्रेस कॉन्फ्रेंस में अपने पूरे नाम और पदों के साथ बोलेंगे, एक एजेंडा (आदेश और भाषणों के विषय), विज्ञापन और प्रचार सामग्री। यह बहुत बेहतर लगता है यदि प्रत्येक प्रतिभागी के लिए सभी प्रस्तुति सामग्री को संगठन के लोगो के साथ कॉर्पोरेट फ़ोल्डर में एकल सेट के रूप में डिज़ाइन किया गया हो।
चरण 5
यदि आप प्रतिभागियों के लिए मान्यता शुरू करने की योजना बना रहे हैं, तो उन्हें इस बारे में पहले से सूचित करें और उन्हें बताएं कि इसके लिए आपको कौन सा डेटा चाहिए (नाम, स्थिति, पासपोर्ट विवरण, आदि)। सभी प्रतिभागियों के लिए नाम के बैज पहले से तैयार कर लें और टेबल पर रखे जाने वाले कार्ड और वक्ताओं के नाम और शीर्षक का संकेत दें। यदि प्रेस कॉन्फ्रेंस की योजना काफी लंबे समय के लिए है, तो सुनिश्चित करें कि इसके प्रतिभागियों के लिए स्थितियां आरामदायक हैं: पेय और स्नैक्स के साथ एक बुफे, धूम्रपान कक्ष और टॉयलेट, विश्राम के लिए समय निर्धारित करें।
चरण 6
प्रेस कांफ्रेंस के बाद, उपस्थित मीडिया के संपादकीय कार्यालयों से संपर्क करना सुनिश्चित करें और इसके परिणामस्वरूप बनाई गई सामग्री के बारे में पूछें। प्रकाशनों की प्रतियां मांगें यदि पहले से सहमत नहीं हैं।
