आधुनिक समाज में, जब समय के हर मिनट को महत्व दिया जाता है, टेलीफोन पर बातचीत लोगों के बीच संचार का सबसे सामान्य रूप बन गई है। दोस्तों और परिचितों, रिश्तेदारों और दोस्तों ने टेलीफोन संचार की मदद से संवाद किया, व्यापार वार्ता आयोजित की जा रही है। फोन पर सही तरीके से कैसे बात करें?
फोन पर बात करते समय जिन बुनियादी नियमों का पालन किया जाना चाहिए, वे सभी कर्मचारियों के लिए समान होने चाहिए:
- आने वाली सभी कॉलों का उत्तर दें।
- कॉल के तुरंत बाद फोन उठाएं, क्लाइंट को सुविधा को घंटों तक कॉल करने के लिए मजबूर किए बिना।
- कॉल का उत्तर देते समय, अपना अभिवादन कहना न भूलें, संगठन का नाम दें और अपना परिचय दें।
- यदि कॉलर अपना परिचय नहीं देता है, तो विनम्रता से नाम और संरक्षक वाक्यांश के साथ पता करें: "मैं आपसे कैसे संपर्क कर सकता हूं?"
- आपको फोन पर सही ढंग से बोलने की जरूरत है, बातचीत में वाक्यांशों की अनुमति न देने का प्रयास करें: "आपको क्या चाहिए", "कोई नहीं है", "मुझे कुछ नहीं पता।" यह संस्था की प्रतिष्ठा को कम करता है और कर्मचारियों के प्रति अस्पष्ट रवैया पैदा करता है, जिससे उन्हें अपनी पेशेवर क्षमता पर संदेह होता है।
- अपने उच्चारण, स्वर और भाषण की दर पर नज़र रखें, सुनिश्चित करें कि कॉलर आपको अच्छी तरह समझता है।
- यदि टेलीफोन पर बातचीत के दौरान दूसरी टेलीफोन लाइन चालू हो जाती है, तो आपको पहले ग्राहक से माफी मांगनी होगी, रिसीवर को उठाना होगा और दूसरे ग्राहक को सूचित करना होगा कि आप व्यस्त हैं। उससे पूछना सुनिश्चित करें कि क्या वह उम्मीद कर रहा है या यदि आप उसे बाद में वापस बुलाएंगे। उसके बाद ही पहले ग्राहक के साथ बातचीत जारी रखें।
- यदि कॉलर किसी ऐसे कर्मचारी के लिए पूछता है जो वर्तमान में अनुपस्थित है, तो माफी मांगना सुनिश्चित करें और उस समय को निर्दिष्ट करें जब वह कार्यस्थल पर होगा।
- सब्सक्राइबर की बात ध्यान से सुनें, कोशिश करें कि उसे बीच में न रोकें या बहस न करें। वार्ताकार से आवश्यक जानकारी प्राप्त करने का यह सबसे अच्छा तरीका है।
- बातचीत के अंत में, कॉल के लिए धन्यवाद।
मित्रों और परिवार के साथ टेलीफोन पर बातचीत करते समय सूक्ष्मताएँ होती हैं। अच्छे फॉर्म के नियमों के बारे में मत भूलना। बातचीत से पहले, मनोवैज्ञानिक एक या दो परिचयात्मक वाक्य बनाने की सलाह देते हैं, और उसके बाद ही बातचीत जारी रखते हैं। किसी मित्र से पूछें कि क्या उसके पास फोन पर बात करने के लिए खाली समय है। शिष्टाचार के अनुसार फोन करने वाले को बातचीत बंद कर देनी चाहिए।
यदि आप इन सरल दिशानिर्देशों का पालन करते हैं, तो फ़ोन कॉल आपके लिए कई लोगों के साथ संवाद करने का एक शानदार तरीका होगा।
