सूचना के संचय, व्यवस्थितकरण और भंडारण की आवश्यकता के संबंध में अभिलेखीय कार्य उत्पन्न हुआ। लेकिन सबसे पहले, अभिलेखागार में खोई हुई जानकारी प्राप्त करने में अधिकारियों और नागरिकों की जरूरतों को पूरा करने के लिए अभिलेखागार बनाए गए थे, जिन्हें संग्रह में सावधानीपूर्वक संरक्षित किया गया था। जब रिश्तेदारों के बारे में जानकारी, सामाजिक-कानूनी या अन्य प्रकृति की जानकारी को पुनर्स्थापित करना आवश्यक हो, तो उपयुक्त संग्रह के लिए अनुरोध लिखना आवश्यक है।
अनुदेश
चरण 1
नागरिकों, कानूनी संस्थाओं और अधिकारियों के अनुरोधों को संसाधित करने के लिए अभिलेखागार में कुछ नियम हैं, इसलिए सफलता की कुंजी सरल नियमों का पालन करना है। सबसे पहले, अनुरोध में प्रेषक के बारे में जानकारी होनी चाहिए। एक व्यक्ति के लिए, यह एक संगठन के लिए उपनाम, पहला नाम और संरक्षक है - नाम और पहचान विवरण।
चरण दो
दूसरे, अनुरोध पाठ में, आपको अपने वापसी पते का संकेत देना होगा, अन्यथा संग्रह कार्यकर्ता आपको प्रतिक्रिया नहीं भेज पाएंगे।
चरण 3
तीसरा, अपने प्रश्न को यथासंभव स्पष्ट रूप से तैयार करना आवश्यक है। यदि आप अपने पूर्वजों के बारे में जानकारी एकत्र करने के लिए निकलते हैं, तो आपको अपने परिवार के इतिहास का विस्तार से वर्णन करने की आवश्यकता नहीं है। अस्पष्ट इच्छाओं को तैयार करने की कोई आवश्यकता नहीं है, प्रश्न के निरूपण पर विशेष ध्यान दिया जाना चाहिए। तथ्य यह है कि नागरिकों और संगठनों की अपील और अनुरोधों के साथ काम करने के नियमों के अनुसार, आपका अनुरोध सबसे पहले विचार के लिए संग्रह के प्रमुख के पास जाएगा। मुखिया मुद्दे के वर्गीकरण का निर्धारण करेगा: वंशावली, विषयगत या सामाजिक-कानूनी। अनुरोध की प्रकृति के आधार पर, संग्रह प्रबंधक इसे निष्पादन के लिए उपयुक्त विभाग में स्थानांतरित कर देगा। यह स्पष्ट है कि शब्दांकन जितना अस्पष्ट होगा, अनुरोध की प्रकृति और उसके निष्पादक की नियुक्ति की गलत पहचान होने की संभावना उतनी ही अधिक होगी। अनुरोध विभाग से विभाग तक "चलेगा" और इस बीच आप उत्तर की प्रतीक्षा करेंगे।
चरण 4
अंत में, अनुरोधित जानकारी के दायरे को परिभाषित करना आवश्यक है, उदाहरण के लिए, कालानुक्रमिक या क्षेत्रीय। अपने सभी नामों को खोजने के लिए कहना बेकार है, आपको अपने रिश्तेदारों को खोजने के लिए कालानुक्रमिक अवधि और क्षेत्रीय सीमाओं का संकेत देना चाहिए।
