एक टेलीफोन संदेश टेलीफोन द्वारा भेजा गया एक छोटा लेकिन महत्वपूर्ण संदेश है। इस प्रकार, अक्सर वे बैठकों, सत्रों, बैठकों के आयोजन के बारे में सूचित करते हैं। टेलीफोन संदेश में सिर से एक तत्काल आदेश भी हो सकता है। टेलीफोन संदेश आवक हैं, जो आप प्राप्त करते हैं, और जावक, जो आप प्रेषित करते हैं। दोनों प्रकार के डिजाइन समान हैं।
अनुदेश
चरण 1
कागज़ की एक शीट के ऊपरी बाएँ कोने में, अपने संगठन का पूरा नाम रखें और, यदि आवश्यक हो, तो संरचनात्मक इकाई का नाम, उदाहरण के लिए, "एन शहर का प्रशासन।" और शिक्षा विभाग।
चरण दो
ऊपरी दाएं कोने में, टेलीफोन संदेश के प्राप्तकर्ता को लिखें। व्यक्ति की स्थिति, उपनाम और आद्याक्षर इंगित करें: "स्कूल नंबर 37 इवानोव II के निदेशक"। यदि कई पते हैं, तो उपनामों को इंगित करना आवश्यक नहीं है: "एन शहर में स्कूलों के निदेशक"। उन संस्थानों की पूरी सूची संलग्न करें जिन्हें इसे टेलीफोन संदेश पर भेजा गया था।
चरण 3
नीचे दो पंक्तियाँ, "टेलीफ़ोनोग्राम" शब्द और उसका क्रमांक लिखें। एक आउटगोइंग टेलीफोन संदेश के लिए, कृपया इसके संकलन की तिथि नीचे इंगित करें।
चरण 4
फिर टेलीफोन संदेश का वास्तविक पाठ इस प्रकार है: “22 फरवरी को 17.00 बजे, शहर के स्कूलों की गतिविधियों में सुधार के लिए शिक्षा विभाग में एक बैठक आयोजित की जाएगी। स्कूल के प्रधानाध्यापकों की उपस्थिति सख्ती से अनिवार्य है। एक टेलीफोन संदेश का पाठ तैयार करते समय, ऐसे शब्दों और वाक्यांशों से बचें जो कानों से समझना मुश्किल हो और उच्चारण करना मुश्किल हो। याद रखें कि संदेश सूचनात्मक और संक्षिप्त होना चाहिए - 50 शब्दों से अधिक नहीं।
चरण 5
एक टेलीफोन संदेश प्रेषित करते समय, स्पष्ट रूप से शब्दों का उच्चारण करें, विशेष रूप से पते, उपनाम, लोगों के नाम और संरक्षक, सड़क के नाम, तिथियां और घटनाओं का समय। अंत में, पाठ को फिर से पढ़ना सुनिश्चित करें और सुनिश्चित करें कि आपके वार्ताकार ने सब कुछ सही ढंग से लिखा है। फोन पर संदेश लेते समय ध्यान से सुनें। यदि आपके कोई प्रश्न हैं, तो उन्हें तुरंत स्पष्ट करें।
चरण 6
मुख्य पाठ के तहत टेलीफोन संदेश पर हस्ताक्षर करने वाले प्रमुख की स्थिति, उपनाम और आद्याक्षर है: "शिक्षा विभाग के प्रमुख पेट्रोव पी.पी." आउटगोइंग दस्तावेज़ में उनके व्यक्तिगत हस्ताक्षर भी होने चाहिए।
चरण 7
पृष्ठ के निचले भाग में, उन कर्मचारियों के बारे में जानकारी दर्ज करें जिन्होंने टेलीफोन संदेश के साथ काम किया है। आमतौर पर, संदेश भेजने वाले व्यक्ति की स्थिति, उपनाम और आद्याक्षर, उसके कार्यालय का फोन नंबर, साथ ही प्रसारण की तारीख और समय बाईं ओर लगाया जाता है। दाईं ओर दस्तावेज़ स्वीकार करने वाले व्यक्ति के बारे में जानकारी है: स्थिति, उपनाम और आद्याक्षर, फोन नंबर, प्रवेश की तिथि और समय।
चरण 8
एक आउटगोइंग टेलीफोन संदेश एक प्रति में तैयार किया जाता है और एक विशेष फ़ोल्डर में संग्रहीत किया जाता है। आने वाले संदेश को दो प्रतियों में रखना बेहतर है: आप पहले एक को आगे के काम के लिए प्रबंधक को देते हैं, दूसरा जिसे आप सुरक्षित रखने के लिए एक फ़ोल्डर में रखते हैं।
