व्यावसायिक पत्राचार किसी भी संगठन, उद्यम, कंपनी की उत्पादन गतिविधि का एक अनिवार्य घटक है। किसी भी अन्य प्रक्रिया की तरह, इसे विनियमित किया जाता है। आधिकारिक पत्र की सामग्री और डिजाइन पर कुछ आवश्यकताएं लगाई जाती हैं।
अनुदेश
चरण 1
सबसे पहले, GOST R 6.30-2003 पढ़ें, जो विस्तार से वर्णन करता है कि एक आधिकारिक पत्र, फ़ॉन्ट आकार और मार्जिन के डिजाइन के लिए सभी आवश्यकताओं को निर्धारित किया गया है।
चरण दो
अपने संगठन के लेटरहेड पर आधिकारिक पत्र लिखें। इसमें अपना पूरा नाम, बैंक और कानूनी विवरण, संपर्क नंबर, नियमित और ई-मेल पता होना चाहिए।
चरण 3
ऊपरी दाएं कोने में, अंतिम नाम, पहला नाम और पता करने वाले का संरक्षक, उसकी स्थिति और संगठन का नाम इंगित करें। प्राप्तकर्ता संगठन का विस्तृत डाक पता लिखें, सूचकांक को इंगित करना सुनिश्चित करें।
चरण 4
ऊपरी बाएँ क्षेत्र में, आमतौर पर इस पत्र की आउटगोइंग पंजीकरण संख्या और इसके पंजीकरण की तारीख के लिए एक जगह होती है। आपको वहां पत्र का विषय भी लिखना चाहिए। इसे संक्षिप्त रूप में, एक वाक्य में इंगित किया जाना चाहिए। विषय निर्दिष्ट करने से आपके प्राप्तकर्ता को पत्र के निष्पादन को शीघ्रता से निर्धारित करने और यह तय करने में मदद मिलेगी कि इसके लिए सामग्री और उत्तर तैयार करने के लिए किसे सौंपा जाएगा।
चरण 5
कोई भी पत्र, यहां तक कि एक आधिकारिक भी, अभिवादन से शुरू होता है। यह वांछनीय है कि इसमें प्राप्तकर्ता का पूरा नाम और संरक्षक शामिल हो। "प्रिय" शब्द के साथ अपना अभिवादन शुरू करें। पता करने वाले का नाम और संरक्षक, यदि आप व्यक्तिगत रूप से उससे परिचित नहीं हैं, तो आप हमेशा इंटरनेट पर या उस कंपनी को कॉल करके पता लगा सकते हैं जहां वह काम करता है। इस ट्रिफ़ल की उपेक्षा न करें, क्योंकि आपके लिए पहले वाक्यांश से उस व्यक्ति पर जीत हासिल करना महत्वपूर्ण है जिसके नाम पर आप पत्र लिख रहे हैं।
चरण 6
पहले पैराग्राफ में, पत्र की मुख्य सामग्री को प्रस्तुत करने से पहले, एक संक्षिप्त परिचय दें - पिछली परिस्थितियों के बारे में पता लगाने वाले को याद दिलाएं, आंकड़े या अन्य पृष्ठभूमि की जानकारी प्रदान करें जो आपके संदेश के सार को बेहतर ढंग से समझने के लिए उसके लिए आवश्यक होगी। पहला, परिचयात्मक पैराग्राफ शब्दों से शुरू होना चाहिए: "उसी समय हम आपको भेजते हैं …", "समझौतों के अनुसार …" या "इस तथ्य के कारण …", आदि।
