आजकल, पत्र पहले से ही दुर्लभ और अतीत की बात होते जा रहे हैं। हालाँकि, यह व्यावसायिक पत्राचार पर लागू नहीं होता है। एक आधिकारिक पत्र एक दस्तावेज है जिसकी मदद से संपर्क स्थापित किए जाते हैं और व्यावसायिक संबंधों के सभी मुख्य चरणों को दर्ज किया जाता है। एक व्यावसायिक संदेश को सही ढंग से लिखने की क्षमता प्रतिद्वंद्वी और पूरी फर्म की योग्यता को दर्शाती है।
यह आवश्यक है
- - कागज का एक टुकड़ा
- - प्रिंटर के साथ पेन या कंप्यूटर
अनुदेश
चरण 1
अपने व्यावसायिक पत्र के लिए आधिकारिक लेटरहेड का प्रयोग करें। भले ही दस्तावेज़ इलेक्ट्रॉनिक रूप में या हाथ से लिखा गया हो, इसमें भेजने वाली कंपनी का लोगो होना चाहिए। इसके अलावा, लेटरहेड में फोन नंबर, फैक्स नंबर, वेबसाइट और ई-मेल पते और कंपनी का डाक पता शामिल होना चाहिए। किनारों पर मार्जिन छोड़ना न भूलें, जो आर्काइव फोल्डर में फाइल करने की संभावना प्रदान करने के लिए आवश्यक हैं: बाईं ओर 3 सेमी और दाईं ओर 1.5 सेमी।
चरण दो
अपना पत्र लिखते समय औपचारिक शैली से चिपके रहें। व्यवसाय दस्तावेज़ स्पष्ट होना चाहिए। विषय को अपने ईमेल में शामिल करना सुनिश्चित करें। व्यावसायिक पत्राचार में इमोटिकॉन्स का प्रयोग न करें। पत्राचार जारी रहने की स्थिति में, उद्धरण के रूप में एक पत्र छोड़ना आवश्यक है, जिसका उत्तर लिखा जा रहा है। संपूर्ण पाठ को उसकी संपूर्णता में उद्धृत करना आवश्यक नहीं है, आप अपने आप को केवल उन अंशों तक सीमित कर सकते हैं जिनके उत्तर लिखे गए हैं। इस मामले में, प्रतिद्वंद्वी के लिए आपके उत्तर और उसके पत्र के बीच संबंध को समझना आसान होगा।
चरण 3
एक विनम्र पते के साथ एक व्यावसायिक पत्र शुरू करें, उदाहरण के लिए: "प्रिय इवान पेट्रोविच!" अपील पृष्ठ पर केंद्रित होनी चाहिए। नाम पूर्ण रूप से लिखा गया है, इस मामले में आद्याक्षर का उपयोग अस्वीकार्य है। इसके बाद एक परिचयात्मक भाग आता है, जहाँ पत्र के उद्देश्य को संक्षेप में प्रस्तुत किया जाना चाहिए। दस्तावेज़ का मुख्य भाग अगला भाग है, जो बताता है कि मुख्य मुद्दों को कैसे संबोधित किया जाए। निष्कर्ष एक सारांश है, साथ ही प्राप्तकर्ता से प्रेषक की अपेक्षाओं के एक बयान के साथ या पत्र में विचार किए गए मुद्दे को हल करने के लिए एक विशिष्ट प्रस्ताव के साथ एक अपील है।
चरण 4
अंतिम भाग में यथासंभव सही रहें। अपने अभिभाषक के लिए कभी भी निर्णय न लें। बेहतर उम्मीद व्यक्त करें कि आपकी राय में समस्या को सबसे अच्छे तरीके से हल किया जाएगा। "तुरंत" और "तत्काल" जैसे शब्दों का उपयोग करके संबोधित करने वाले को जल्दी करना अनैतिक है। अधिक सही फॉर्म का प्रयोग करें: "कृपया ऐसे और ऐसे समय में उत्तर दें।" एक व्यावसायिक पत्र में, हस्ताक्षर औपचारिक रूप में होना चाहिए। उदाहरण के लिए: "ईमानदारी से, इवान सर्गेइविच वासिलिव।" अपने हस्ताक्षर में अपना शीर्षक, संपर्क जानकारी और कंपनी का नाम भी शामिल करें।
