प्रत्येक व्यक्ति के जीवन में ऐसे हालात उत्पन्न होते हैं जब उच्च पदस्थ अधिकारियों को पत्र लिखना आवश्यक हो जाता है। बहुत से लोग खो जाते हैं और अपना संदेश बनाने के लिए व्यवसायिक और तार्किक तरीके से सही शब्द नहीं ढूंढ पाते हैं ताकि पत्र कूड़ेदान में न फेंके, लेकिन निश्चित रूप से अंत तक पढ़ा जाएगा और उत्तर दिया जाएगा। पत्र लिखते समय विचार करने के लिए कई आवश्यक शर्तें हैं।
अनुदेश
चरण 1
व्यापार भावना।
सभी भावनाओं को दूर फेंक दो, हालांकि यह कभी-कभी मुश्किल होता है। उत्तेजना और उत्तेजना की स्थिति में, आपके द्वारा वह पाठ लिखने की संभावना नहीं है जिसे आपका प्राप्तकर्ता पढ़ना चाहता है। सबसे अधिक संभावना है, पत्र अराजक हो जाएगा। विचार लाओ, जो कुछ भी आप कहना चाहते हैं उसे अपने दिमाग में रखने की कोशिश करो, और फिर आपका संदेश तार्किक, सूचनात्मक और यथासंभव विशिष्ट होगा। संभावना है कि उसे नजरअंदाज नहीं किया जाएगा सौ गुना बढ़ जाता है।
चरण दो
पंजीकरण।
आधिकारिक पत्रों को औपचारिक रूप देने के कुछ नियम हैं। उन्हें कम से कम आंशिक रूप से पूरा करने का प्रयास करें। पत्र के ऊपरी कोने में एक छोटा पाठ रखें - जिसे पत्र संबोधित किया गया है। उदाहरण के लिए:
रूसी संघ के शिक्षा और विज्ञान मंत्री ए.ए. फुर्सेंको।
नीचे आप किसी अन्य प्राप्तकर्ता का नाम ले सकते हैं (अधिक विश्वसनीयता के लिए)। उदाहरण के लिए:
कॉपी। रूसी संघ के शिक्षा और विज्ञान के उप मंत्री एम.वी. डुलिनोव।
यानी आपको पता चल जाएगा कि आपके पत्र की कॉपी उप मंत्री को भेजी जाएगी.
नामित पते के नीचे, यह इंगित करने की अनुमति है कि पत्र किसका है। माध्यमिक विद्यालय नंबर 1 के शिक्षकों के एक समूह से, मास्को (नाम और हस्ताक्षर के साथ एक शीट संलग्न है)। या: ए.ए. इवानोवा से, यहां रहने वाले: (पूरा पता)। हालाँकि, आप प्रेषक के डेटा को पत्र के अंत में रख सकते हैं।
इस तरह के "शीर्षक" के बाद मुख्य पाठ है। यह देखते हुए कि किसी भी व्यक्ति (और मंत्री कोई अपवाद नहीं है) की आंख ऊपर वाले को अधिक आसानी से ठीक करती है, अर्थात। पाठ का प्रारंभिक भाग, आपको यह सुनिश्चित करने का प्रयास करना चाहिए कि आपके संदेश का सार पहली पंक्तियों में बताया गया है।
चरण 3
मुख्य पाठ के लिए आवश्यकताएँ। उनमें से पाँच हैं: स्पष्टता (समझदारी), संक्षिप्तता (संक्षिप्तता), पूर्णता (पूर्णता), चातुर्य (शिष्टाचार), साक्षरता। सभी आवश्यकताओं को पूरा करने का प्रयास करें, यह इतना कठिन नहीं है, लेकिन आपके पत्र के प्रति दृष्टिकोण बहुत सकारात्मक रहेगा। पत्र के पाठ को पूरा करना केवल "आपका विश्वासपूर्वक, स्कूल नंबर के शिक्षकों का एक समूह …", "ईमानदारी से, इवानोवा अन्ना एंटोनोव्ना" माना जाता है। फिर तारीख और हस्ताक्षर।
