किसी भी सार्वजनिक या पेशेवर संघ का एक शासी निकाय होता है, जो अपने चार्टर में निर्दिष्ट आवृत्ति के साथ, सभी इच्छुक पार्टियों को रिपोर्टिंग और चुनाव बैठकें आयोजित करने के लिए बुलाना चाहिए। इस तरह की बैठकों में किसी दिए गए समाज के सभी सदस्यों या प्रतिभागियों के समूहों के प्रतिनिधियों के लिए प्रवेश खुला है, इस प्रकार इसकी गतिविधियों में भाग लेने के अपने अधिकार का प्रयोग करते हैं।
अनुदेश
चरण 1
बैठक के एजेंडे पर विचार करें। चूंकि रिपोर्ट और चुनाव महत्वपूर्ण मुद्दों में से एक हैं, इसलिए इस मामले में मतदान अधिकतम होने की उम्मीद है। इसलिए, इन विषयों के अलावा, आप एजेंडा में अन्य महत्वपूर्ण मुद्दों को शामिल कर सकते हैं जिन पर आप अपने संघ के सदस्यों के साथ चर्चा करेंगे। उस समय और स्थान पर निर्णय लें जहां रिपोर्टिंग और चुनाव बैठक होगी। जिस कमरे में इसे आयोजित करने की योजना है वह सार्वजनिक होना चाहिए और सभी को समायोजित करने के लिए पर्याप्त विशाल होना चाहिए।
चरण दो
रिपोर्टिंग और चुनाव बैठक के बारे में सभी इच्छुक पार्टियों को सूचित करें। ऐसा करने के लिए, आपको बैठक के एजेंडे, तिथि और स्थान के संकेत के साथ निमंत्रण भेजने की आवश्यकता है। इस जानकारी के साथ घोषणाएं उन जगहों पर पोस्ट करें जहां उन्हें एसोसिएशन के सदस्यों की सबसे बड़ी संख्या में देखा जा सकता है। यदि आवश्यक हो तो इस तरह के विज्ञापन को मीडिया और टेलीविजन में रखें।
चरण 3
बैठक शुरू होने से आधा घंटा पहले सहभागी पंजीकरण शुरू करने की व्यवस्था करें। पर्याप्त संख्या में पंजीयकों को नियुक्त करें ताकि घटना की शुरुआत तक, सभी आने वालों के पास अपना व्यक्तिगत डेटा दर्ज करने का अवसर हो। आमतौर पर, यह उपनाम, नाम और संरक्षक, संगठन या इसकी संरचनात्मक इकाई, पंजीकरण या निवास स्थान का पता, संपर्क जानकारी है।
चरण 4
बैठक के अध्यक्ष और सचिव का चुनाव करें। कृपया ध्यान दें कि आपके निर्वाचित निकाय के अध्यक्ष को विधानसभा के अध्यक्ष के रूप में नहीं चुना जा सकता है। यदि आवश्यक हो, यदि यह वैधानिक दस्तावेजों द्वारा प्रदान किया जाता है, तो एक क्रेडेंशियल कमेटी का चुनाव करें, जो कि एसोसिएशन के सदस्यों के समूहों से चुने जाने पर, प्रतिनियुक्तियों की शक्तियों की जाँच करती है।
चरण 5
सचिव को मिनट रखना चाहिए। मिनटों में, बैठक में उपस्थित प्रतिनिधियों या एसोसिएशन के सदस्यों की संख्या को दर्शाएं, जो अध्यक्ष, सचिव चुने गए और किस मतदान परिणाम के साथ।
चरण 6
निर्वाचित निकाय का अध्यक्ष किए गए कार्यों पर एक रिपोर्ट बनाता है। प्रोटोकॉल में, एक आकलन के साथ कुल वोट को प्रतिबिंबित करें - चाहे इसे संतोषजनक माना जाता है या नहीं। बैठक में निर्वाचित निकाय की एक नई संरचना के प्रस्तावों पर सुनवाई होनी चाहिए, प्रत्येक उम्मीदवार पर अलग से चर्चा और मतदान करना चाहिए। मतदान के परिणाम मिनटों में रिकॉर्ड करें।
चरण 7
एजेंडा में उल्लिखित सभी मुद्दों पर चर्चा के बाद, बैठक के अध्यक्ष को इसे बंद करना होगा और सचिव के साथ बैठक के मिनटों पर हस्ताक्षर करना होगा।
