लगभग हर नागरिक, चाहे उसका निवास स्थान कुछ भी हो, को अधिकारियों के पास शिकायत दर्ज करने की आवश्यकता हो सकती है। अक्सर, आपको उन शिकायतों से निपटना पड़ता है जो परेशान पड़ोसियों, भ्रष्ट अधिकारियों, बेईमान नियोक्ताओं या बेईमान विक्रेताओं के खिलाफ दावों को निर्धारित करती हैं।
शिकायत लिखने की आवश्यकता का कारण जो भी हो, आपको हमेशा याद रखना चाहिए कि आपको स्पष्ट और स्पष्ट नियमों के अनुसार शिकायत दर्ज करनी चाहिए - केवल इस मामले में आप उस प्रश्न का त्वरित और सक्षम उत्तर प्राप्त कर सकते हैं जो आपको परेशान करता है। शिकायत को सही ढंग से करने से ही आप समस्या का समाधान प्राप्त कर सकते हैं।
- शिकायत मौखिक या लिखित हो सकती है, लेकिन मौखिक शिकायत को तभी प्रभावी माना जा सकता है जब आप किसी अधिकारी के साथ व्यक्तिगत मुलाकात के दौरान शिकायत करते हैं। इसका मतलब है कि आपको प्री-रजिस्ट्रेशन, वेटिंग इन लाइन आदि पर काफी समय देना होगा। इसलिए, लिखित रूप में शिकायत करना बेहतर है - यह एक लिखित शिकायत है जिसे कई गलतफहमियों को हल करने के लिए सबसे सुविधाजनक और प्रभावी तरीका माना जाता है।
- एक लिखित शिकायत क्षेत्रीय प्रशासन और संघीय अधिकारियों दोनों को भेजी जा सकती है - लेकिन किसी भी मामले में, यह दस्तावेज़ प्राप्तकर्ता तक पहुंच जाएगा और सात दिनों के बाद पहले नहीं माना जाएगा। फोन द्वारा अग्रिम रूप से पता लगाना सबसे अच्छा है कि किस प्राधिकरण की क्षमता में आपकी समस्या का समाधान है, सक्षम रूप से लिखित रूप में शिकायत तैयार करें और इसे सीधे उपयुक्त प्राधिकारी को भेजें।
- शिकायत की तैयारी को यथासंभव जिम्मेदारी से व्यवहार करना आवश्यक है - यह दस्तावेज जितना अधिक सक्षम और समझदारी से तैयार किया जाएगा, उतनी ही तेजी से इसमें बताई गई समस्या का समाधान होगा। ऊपरी दाएं कोने में, उस प्राधिकरण का पूरा नाम लिखें जो आपकी शिकायत को संभालेगा, साथ ही उस अधिकारी का भी नाम लिखें जिसे आप अपनी शिकायत भेजना चाहते हैं। आवेदक का पता, उपनाम, नाम और संरक्षक भी इंगित करना न भूलें, क्योंकि व्यक्तिगत डेटा के बिना शिकायतों को विचार के लिए स्वीकार नहीं किया जाता है - उन्हें गुमनाम माना जाता है। इस नियम का एकमात्र अपवाद एक नियोजित या पहले से किए गए अवैध कार्य के बारे में जानकारी वाली अपीलें हैं।
- आपके दावों का सार नीचे शीट के बाईं ओर संक्षेप में दिया जाना चाहिए। इसकी सामग्री के आधार पर शिकायत का शीर्षक देना आवश्यक है। शिकायत का स्पष्ट रूप से वर्णन करना आवश्यक है, लेकिन उन सभी विवरणों के संकेत के साथ जो शिकायत पर विचार करने के लिए महत्वपूर्ण हैं। उन सभी परिस्थितियों का वर्णन करें जो आपके अधिकारों के उल्लंघन के साथ हुई हैं, और यदि गवाह हैं, तो उनके बारे में जानकारी प्रदान करें।
- यह अच्छा है यदि आपके पास अपने स्वयं के शब्दों के दस्तावेजी साक्ष्य हैं - उनकी प्रतियां शिकायत के साथ संलग्न की जानी चाहिए। शिकायत को ठीक से पूरा करने के लिए, इससे जुड़े दस्तावेजों की सभी प्रतियों को पहले एक नोटरी द्वारा प्रमाणित किया जाना चाहिए और शिकायत के अंत में संलग्न दस्तावेजों की पूरी सूची को इंगित करना चाहिए।
- अपने स्वयं के हस्ताक्षर के साथ शिकायत को तारीख और हस्ताक्षर करना सुनिश्चित करें। आपकी शिकायत चाहे कहीं भी जाए, कई प्रतियां बनाएं - आपको एक साथ कई संगठनों में अपनी शिकायत की प्रतियां दर्ज करने का पूरा अधिकार है। संबंधित प्राधिकारी को शिकायत प्रस्तुत करते समय, यह पता लगाना सुनिश्चित करें कि इस दस्तावेज़ को कौन सा नंबर सौंपा जाएगा और इसे लिख लें। इस तरह आप भविष्य में अपनी शिकायत की प्रगति को ट्रैक कर सकते हैं। ज्यादातर मामलों में, नगरपालिका या संघीय अधिकारियों में शिकायत पर विचार करने की अवधि प्राप्ति की तारीख से तीस दिनों से अधिक नहीं होती है।
- यदि आपकी शिकायत को अस्वीकार कर दिया गया था या कोई निर्णय लिया गया था जो आपको संतुष्ट नहीं करता है, तो आपको पहले से प्राप्त उत्तर के अनुलग्नक के साथ एक समान शिकायत भेजकर उच्च अधिकारियों से संपर्क करने का अधिकार है। यदि आप नहीं जानते कि आपको किस उच्च अधिकारी से संपर्क करना चाहिए, तो आप अभियोजक के कार्यालय में शिकायत दर्ज करा सकते हैं।
